Ferramenta desenvolvida pela Setic facilita a análise e tramitação de mais de sete milhões de documentos gerados em Rondônia

A Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação (Setic), apresentou nesta semana a ferramenta tecnológica SEI em Números para mais de 180 servidores públicos de Rondônia, por meio de sala virtual. Superintendentes, gerentes, administradores e representantes regionais de todo o Estado, que participavam do evento on-line, tiveram o primeiro contato com as novas funcionalidades. Puderam ainda conhecer alguns dados acerca do imenso volume de informações trafegadas no SEI, que já conta com mais de sete milhões de documentos gerados, sendo cerca de três milhões de documentos externos.

O SEI em Números extrai informações da base de dados do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que trabalha diretamente com a criação e tramitação de processos de todo o Governo de Rondônia. Com as informações do sistema, é possível identificar gargalos e alocar servidores para dar andamento mais rápido aos processos. Os próprios servidores e o gestor da unidade poderão identificar em relatórios como está o desempenho de suas atividades.

O sistema consegue, por exemplo, identificar processos não atribuídos, processos não recebidos e documentos externos. Antes dessa ferramenta, tornava-se difícil para a unidade administrativa saber quantos processos chegavam e eram atribuídos para algum setor específico, devido ao grande fluxo.

Conforme explicou o superintendente da Setic, coronel Delner Freire, com o SEI em Números será possível identificar todas as particularidades e ainda descobrir se a quantidade de servidores alocados na unidade corresponde à demanda. “Também vamos conseguir dar transparência à sociedade e melhorar o tempo de resposta do serviço público, inclusive nas áreas de Saúde, Educação e Segurança”, disse.

A Setic tem trabalhado na transformação digital de Rondônia e com a criação do SEI em Números aumenta o catálogo de sistemas produzidos pela sua gerência de desenvolvimento, que já ultrapassa 60 sistemas. É esperado que a nova tecnologia facilite o trabalho dos servidores, gerentes e gestores, especialmente em secretarias que recebem ou geram muitos processos, como acontece na Superintendência Estadual de Gestão de Pessoas (Segep).

O superintendente da Segep, coronel Silvio Rodrigues, afirma que essa nova ferramenta de governança digital será um grande avanço. Segundo ele, o número de processos na Superintendência alcança a casa dos milhões. “Não tínhamos uma ferramenta que medisse a quantidade de processos e a produtividade com exatidão. Hoje usamos tabelas alimentadas pelos próprios servidores, então com certeza essa tecnologia vai facilitar muito o nosso trabalho”, fala Rodrigues.

USO DO SISTEMA

Todo e qualquer servidor pode utilizar o SEI em Números. Basta fazer login no SEI normalmente e, na tela de Controle de Processos (“mesa de trabalho”), localizar a opção “SEI em Números”, ao final do menu cinza que fica do lado esquerdo da tela. Ao clicar em “SEI em Números”, surgirá uma caixa de diálogo solicitando um novo login. O nome de usuário e senha são os mesmos utilizados no SEI.

Ao entrar no sistema, serão disponibilizadas funções como “relatório de usuário”, “relatório de processos” e “relatórios de documentos”, que são as mais requisitadas. Segundo Rodrigo Kreuzberg, analista de Inteligência de Negócios da Setic, cada secretaria e servidor terá autonomia para visualizar os dados e resultados das unidades a que tenha acesso no SEI.

No sistema é possível gerar relatórios e exportá-los em diversos formatos de arquivo, inclusive “.pdf” e “.xls” (Excel). Também há a opção de favoritar os tipos de relatórios mais utilizados. A Setic pretende realizar treinamento para uso da ferramenta no mês de julho. Algumas orientações o servidor encontra na wiki. Vale a pena explorar todas as diversas funcionalidades da ferramenta e descobrir as que mais se aplicam às necessidades da sua unidade.